For å koordinere det nye hybride arbeidsmiljøet har programvare for bordbooking blitt fremhevet som en løsning som gjør det mulig for de ansatte å reservere kontorpulter og -rom kun når det er behov for dem. Men trenger de ansatte virkelig bordbooking for å komme tilbake til kontoret? Som oftest ikke. De trenger et rammeverk for å kunne samarbeide og jobbe bedre sammen.

Alt er ikke fryd og gammen i markedet for skrivebordsbestillinger

Basert på tilbakemeldinger fra kundene som Steerpath begynte å motta for mer enn et år siden, innså vi at det var noe som manglet i bookingkonseptet v1.0. 

For det første fortalte markedet oss at den viktigste grunnen til at noen jobber på kontoret, er å samarbeide med andre teammedlemmer. Ja, selvsagt, hvorfor skulle man ellers komme til kontoret?

Et praktisk verktøy for ansatte bør derfor fokusere på å hjelpe de ansatte med å svare på følgende to spørsmål: 

1. Når planlegger de andre teammedlemmene å være på kontoret? 

2. Er det et ledig arbeidsområde når jeg planlegger å møte opp?

Mange av bookingsystemene som finnes på markedet i dag, bommer på målet ved å fokusere på reservasjon av fjernarbeidsplasser og neglisjere funksjonen for teamsamarbeid. Ofte er disse bestillingsverktøyene også altfor komplekse og gjør det vanskelig å endre plasseringen av skrivebordet når du er på kontoret. 

Den neste åpenbaringen var at de ansatte som jobber i et hybrid arbeidsmiljø, rett og slett ikke bryr seg om hvilket skrivebord de bruker når de er på kontoret - så lenge de riktige kollegene er der samtidig. Så hvorfor skulle de bruke tid på å bruke et komplisert bordbookingssystem? 

De arbeidstakerne som bryr seg om hvilket skrivebord de sitter ved, har en tendens til å bestille det samme skrivebordet hver gang. I så fall har pulten blitt en "tildelt pult". Og hvis de ikke får sitte ved akkurat den pulten, vil de kanskje ikke komme til kontoret i det hele tatt. Ja, det er sant. Alt dette er selvsagt i strid med filosofien om fleksible sitteplasser med ikke-tildelte pulter.

Så da var spørsmålet: Hvorfor ikke glemme konseptet med bordbestilling for godt og bare bruke hot desking? Med hot desking kan du møte opp på kontoret og ta et hvilket som helst ledig skrivebord som ikke er tildelt, etter førstemann til mølla-prinsippet, uten å bestille plass. 

Vær tydelig og selvsikker, og ikke tenk for mye. Det fine med historien din er at den kommer til å fortsette å utvikle seg, og nettstedet ditt kan utvikle seg i takt med den. Målet ditt bør være å få det til å føles riktig akkurat nå. Det kommer av seg selv senere. Det gjør det alltid.

Hvordan håndtere kontorkapasiteten?

De fleste ansatte vil ønske hot desk-metoden velkommen. Den gir maksimal frihet uten behov for kompliserte reservasjonsverktøy. Utfordringen blir da hvordan man skal håndtere kontorkapasiteten basert på etterspørselen, gitt at det er flere ansatte og pulter. Hvordan skal bedriften sørge for at det er nok pulter til alle ansatte i løpet av dagen? Og hvordan skal de ansatte vite at det er et ledig skrivebord når de planlegger å gå på kontoret?

Med dagens booking- og hotellapper kan det være vanskelig å administrere arbeidsplasskapasiteten. Det er ikke alltid like enkelt å legge til eller fjerne pulter fra planen raskt, og ofte må IT-avdelingen sette av tid til omkonfigurering.

Med den mest grunnleggende hot desk-tilnærmingen er det derimot ikke behov for noen app for digitale bookingløsninger, så det er veldig enkelt, men det er heller ikke mulig å administrere kapasiteten.

The Better Way - Kapasitetsbestilling

I Steerpath ble vi til slutt enige om at den nye, bedre løsningen er en kombinasjon av hot desking med tilleggsfunksjoner for samarbeid og kapasitetsstyring. Kundene våre var enige. Dermed ble Steerpath MyTeam-verktøyet født. Nå fokuserer vi på å reservere arbeidsområde-KAPASITET i stedet for spesifikke skrivebord.

Med MyTeams app for kapasitetsbooking reserverer du ikke et skrivebord. I stedet gir du teammedlemmene dine beskjed om hvilke dager i uken du skal jobbe i et bestemt ARBEIDSOMRÅDE - bygning, etasje, avdeling eller kontornabolag. MyTeam-appen reserverer deretter plass til deg i det aktuelle området. Når du ankommer, kan du ta et hvilket som helst ledig skrivebord, akkurat som ved hot desking. Hver arbeidsplass har en status for maksimal arbeidskapasitet som bare vises som ett tall. Det er enkelt å endre dette i systemet når tilgjengelige pulter og kontorer endres eller omdisponeres.

Steerpath MyTeam - hvordan fungerer det?

Med disse enkle stegene kan du bruke MyTeam-funksjonen til å synkronisere tiden din på kontoret med teamet ditt og reservere arbeidsplass slik at du har et skrivebord når du kommer. 

1. Med MyTeams kalendervisning for ukeplaner sørger du først for at teammedlemmene dine er på kontoret samme dag. Du kan se ukeplanene (kontor vs. eksternt) for alle kollegene du har valgt i teamet ditt. 

2. I den samme visningen kan du sjekke om det spesifikke arbeidsområdet du har valgt, har ledig kapasitet, ettersom det vises ved siden av hvert arbeidsområde (available#/taken#). 

3. Deretter er det bare å bekrefte valget slik at teamet ditt også kan se planen din. Når du ankommer, vet du at teammedlemmene dine er der og at det er plass til deg. 

Hva trenger hybridarbeidere - for best mulig produktivitet, frihet og samarbeid?

I løpet av prosessen med å utvikle en ny og bedre akseptert løsning innså Steerpath-produktteamet at produktutvikling i retning av markedets beste praksis noen ganger ikke betyr å legge til flere funksjoner, men i stedet å ta et skritt tilbake og redusere kompleksiteten.

Likevel kan du fortsatt booke skrivebord med Steerpath Smart Office-plattformen, hvis det er det organisasjonen din ønsker. Men med introduksjonen av MyTeam og den nye metoden for kapasitetsbestilling mener vi at vi nå også har det de ansatte faktisk trenger.

Hvis du vil vite mer om Steerpaths Smart Office-løsninger og Hybrid Workplace-appen med MyTeam, kan du besøke https://steerpath.com.