Hybridarbeid av Steerpath

Se Original

Hvordan øker hybrid arbeidsplanlegging produktiviteten og medarbeidernes trivsel i moderne bedrifter?

Tuomas Ilola

Hybride arbeidsformer med flere arbeidssteder har gitt de ansatte en ny frihet, men også skapt nye utfordringer for organisasjoner, team og enkeltpersoner. Siden folk er selvdrevne, er det ofte kollegene som velger arbeidssted uavhengig av hverandre. Dette skaper en utfordring i de fleste organisasjoner, ettersom medarbeiderne ofte har en annen arbeidshverdag enn sine nærmeste kolleger. Det at man ikke ser hverandre regelmessig hver uke, har ført til at mange booker interne Microsoft Teams-samtaler for å holde informasjon og fremdrift delt mellom kolleger. Disse oppfølgingsmøtene ender opp med å fylle opp allerede fulle kalendere.

Mange organisasjoner har forsøkt å løse denne utfordringen ved hjelp av bemanningsplanlegging og teamarbeidsplanlegging, for eksempel ved å fastsette faste dager for når de ulike teamene skal møtes på kontoret. Ved å bruke generiske regler på tvers av organisasjonen og fastsette rigide arbeidspraksiser ovenfra og ned, fjerner arbeidsgiveren mange av fordelene ved hybridarbeid. Intervjuer med vekstselskaper som presterer godt, og med arbeidsplasskonsulenter viser at arbeidsplanleggingen bør ta utgangspunkt i den enkelte medarbeider og være en felles aktivitet mellom teammedlemmene. Dette får teamene til å planlegge og inngå kompromisser for å nå et felles mål: å være sammen når det gir mest verdi for teamet, og å være på avstand når det øker produktiviteten til hvert enkelt teammedlem.

hybrid arbeidsplanlegging hjelper medarbeiderne med å prestere og holde fokus

Ved å planlegge hvor de skal jobbe hver dag i uken, kan de ansatte i større grad konsentrere seg om å fremme oppgaver som de har nytte av å utføre på stedet sammen med kolleger, eller som de kan utføre mens de jobber hjemmefra. Mange ansatte sliter med den hektiske hverdagen i en hybrid arbeidshverdag, der man ofte bytter kontekst. Ved å planlegge arbeidssteder for hver ukedag får de ansatte klarhet i når oppgavene kan utføres på en mest mulig produktiv måte. Noen oppgaver krever samarbeid med kolleger og gir ofte best resultat når alle er til stede, noe som er ideelt for arbeidsdager på kontoret. Andre oppgaver krever fokus og tid, noe som gjør dem ideelle for de dagene hele teamet jobber hjemmefra.

hybrid arbeidsplanlegging øker samarbeidet og bruken av kontoret

Ved å dele arbeidstidsplanen (en ukeplan) med nære kolleger får de en sosial grunn til å være sammen på kontoret. Denne synkroniseringen gjør det også lettere for dem å jobbe hjemmefra på de samme dagene og dermed oppnå økt fokus og ytelse. Siden den viktigste grunnen til å besøke kontoret vanligvis er nære kolleger, kan man ved å gjøre det enkelt å dele ukeplaner mellom kolleger redusere barrieren og øke motivasjonen for
A) Besøke kontoret oftere
B) Synkronisere kontorbesøk og fjernarbeidsdager innad i team og mellom nære kolleger.

Dette skaper en positiv feedback-sløyfe som vanligvis øker oppmøtet på de frivillige kontorene med rundt 25 %.

Administrere kontorets hot desk-kapasitet ved hjelp av hybrid arbeidsplanlegging og ukeplaner.


Optimalisering av kontorutnyttelse og effektivitet ved hjelp av retningslinjer for delte skrivebord kan være en stor endring til det verre for de ansatte hvis det ikke håndteres riktig. Det er vanlig at teamledere bekymrer seg for at teamet deres ikke har egne pulter til å gjennomføre teamdager. Enkeltmedarbeidere bekymrer seg for om de vil finne en passende sitteplass når de kommer til kontoret. For å løse disse problemene er det viktig å synliggjøre kontorkapasiteten for de ansatte og gjøre det enkelt for teamene å bruke fellesområder til teamdager og til å jobbe i nærheten av hverandre.

Hybrid arbeidsplanlegging forbedrer bærekraften ved å redusere avfallet.

Når ukeplaner brukes i hele organisasjonen, utjevnes de høyeste toppene automatisk, noe som gjør det mulig å redusere kontorarealet. I tillegg skaper en hybrid arbeidsplanlegging forutsigbar kontorbruk opptil to uker i forveien, noe som gjør det mulig å optimalisere rengjørings- og restauranttjenester. Dette kan bidra til å redusere avfallet og karbonavtrykket på arbeidsplassen betraktelig. Med hybrid arbeidsplanlegging kan organisasjoner også lettere dele underutnyttet kapasitet på kontoret med andre selskaper på en fleksibel måte. Dette reduserer kontorets karbonavtrykk, men kan også gi andre sosiale synergier, for eksempel bedre samarbeid mellom to selskaper eller økt trivsel blant de ansatte.

Mer informasjon om hvordan hybrid arbeidsplanlegging fungerer