5 trinn for å motivere ansatte til å øke bruken av kontoret i hybridarbeid
Blir medarbeiderne dine mer distanserte i den nye hybride arbeidstida? Savner du energien og kameratskapet som pleide å prege kontoret? I så fall er du ikke alene. I et hybrid arbeidsmiljø kan det være en utfordring å finne måter å oppmuntre og motivere de ansatte til å komme på kontoret. Det finnes imidlertid strategier du kan ta i bruk for å øke besøket på kontoret og skape en følelse av samhørighet i teamet.
I denne artikkelen vil vi dele fem velprøvde strategier for å skape motivasjon blant de ansatte i et hybrid arbeidsmiljø. Disse strategiene kan hjelpe deg med å skape et miljø som de ansatte gleder seg til å besøke, fra å skape innbydende kontorlokaler til å organisere teambuilding-aktiviteter. Vi tar også for oss betydningen av regelmessig kommunikasjon, meningsfull anerkjennelse og fleksibilitet for å imøtekomme de ansattes ulike behov.
Ikke la avstand og fjernarbeid hindre fellesskapsfølelsen og motivasjonen i teamet ditt. Ved å implementere disse strategiene kan du skape et kontormiljø som fremmer samarbeid, engasjement og medarbeidertilfredshet. La oss ta et dypdykk og utnytte potensialet i det hybride arbeidsmiljøet.
Forstå utfordringene i et hybrid arbeidsmiljø
Overgangen til et hybrid arbeidsmiljø innebærer både fordeler og utfordringer. Selv om de ansatte liker fleksibiliteten ved å jobbe hjemmefra, kan det også føre til en følelse av isolasjon og frakobling. Uten den daglige kontakten og kommunikasjonen ansikt til ansikt på kontoret kan det være vanskelig å holde motivasjonen og engasjementet oppe.
En av de største utfordringene i et hybrid arbeidsmiljø er å opprettholde fellesskapsfølelsen og kontakten mellom teammedlemmene. Når de ansatte er fysisk atskilt, kan det være vanskelig å fremme samarbeid og teamarbeid. I tillegg kan mangelen på personlig kommunikasjon føre til feilkommunikasjon og misforståelser. Mange av selskapene vi har intervjuet, rapporterer også om en nedgang i målbare innovasjonsindikatorer, for eksempel antall patentsøknader, når de ansatte i stor grad jobber hjemmefra.
For å overvinne disse utfordringene og oppmuntre til kontorbesøk er det viktig å forstå de ansattes unike behov og preferanser. Noen trives kanskje best med fjernarbeid, mens andre ønsker den sosiale interaksjonen og strukturen som kontoret gir. Ved å finne en balanse mellom fjernarbeid og kontorbesøk kan du skape et miljø som tilfredsstiller teamets behov og samtidig opprettholder produktiviteten og engasjementet.
Strategi 1: Fjerne barrierer og usikkerhet i forbindelse med kontorbesøk
Et av de første stegene for å oppmuntre til besøk på kontoret er å fjerne eventuelle barrierer eller usikkerhet. Ansatte er ofte bekymret for
Enkel pendling
Tilgjengelighet av ressurser som for eksempel skrivebord på kontoret
Det er avgjørende å kommunisere tydelig og transparent om disse faktorene. I mange organisasjoners hybride arbeidskultur er det å være hjemme ofte standardalternativet, og for å få medarbeiderne til å ta steget ut av døren må man både være tydelig på hva som tiltrekker dem - for eksempel å vite at viktige kolleger er på kontoret - og fjerne usikkerhetsmomenter knyttet til arbeidsdagen på kontoret, som tilgjengeligheten av parkering eller delte skrivebord. I den senere tid har det dukket opp digitale verktøy for håndtering av hybridarbeid som kan hjelpe de ansatte med disse beslutningene. Et eksempel er Steerpaths app Hybrid workplace, som kan integreres med både Microsoft Teams og Google Workspace.
For å lette pendlerbekymringene kan du vurdere å tilby fleksible arbeidstider eller transportassistanse. Dette kan bidra til at de ansatte føler seg mer komfortable med tanken på å komme til kontoret. Når vi intervjuer ansatte i bedrifter med felles parkeringsplasser, er en vanlig bekymring om morgenen at alle plassene er opptatt når man kommer til kontoret. I verste fall kan denne usikkerheten føre til at de ansatte velger å bli på kontoret, fordi det er det trygge standardalternativet.
Sørg også for at kontoret er utstyrt med de nødvendige ressursene for at de ansatte skal kunne utføre arbeidet sitt effektivt. Dette omfatter blant annet tilgang til teknologi, komfortable arbeidsplasser og verktøy og utstyr som er nødvendig for deres spesifikke roller. Ved å fjerne barrierer og usikkerhet skaper du et miljø som er innbydende og fremmer produktivitet.
Strategi 2: Fremme samarbeid og teamarbeid
Eksempel på digitalt verktøy for å fremme samarbeid og teamarbeid - Hybrid Workplace App fra Steerpath
Samarbeid og teamarbeid er viktige komponenter i et vellykket hybrid arbeidsmiljø. Når medarbeiderne føler seg knyttet til og engasjert i kollegene sine, er det mer sannsynlig at de besøker kontoret og deltar aktivt i samarbeidsprosjekter.
For å fremme samarbeid bør du vurdere å opprette egne områder på kontoret for teammøter og idédugnader. Disse områdene bør være utstyrt med teknologi og ressurser som gjør det enklere å kommunisere og dele ideer. I tillegg bør du jevnlig gjennomføre teambuilding-aktiviteter som oppmuntrer de ansatte til å samarbeide og bygge relasjoner.
Ved hybridarbeid kan teamene ideelt sett dra nytte av både fysisk arbeid og fjernarbeid - sammen. Effektivt samarbeid ansikt til ansikt gir tid til å fokusere på fjernarbeid for å få ting gjort - for hele teamet. Som arbeidsplasskonsulentene fra Agile Work så fint sier i denne artikkelen, er ikke alt arbeid hybrid.
I hybride arbeidsmiljøer spiller likevel virtuelle samarbeidsverktøy en avgjørende rolle for å fremme teamarbeid. Selv om det å møtes ansikt til ansikt vanligvis er best for åpen innivasjon, er det ikke alltid mulig eller praktisk gjennomførbart. Husk derfor også å bruke videokonferanseplattformer, programvare for prosjektstyring og verktøy for direktemeldinger for å lette kommunikasjonen og samarbeidet mellom ansatte på kontoret og eksternt. Ved å fremme en samarbeidskultur og stille de nødvendige verktøyene til rådighet kan du oppmuntre de ansatte til å komme inn på kontoret og delta aktivt i teamarbeidet.
Strategi 3. Anerkjenne og dele beste praksis som er oppdaget i organisasjonen.
I stedet for å forsøke å innføre generelle regler for hele organisasjonen når det gjelder obligatorisk oppmøte på kontoret eller begrensning av antall dager med hjemmekontor, kan du prøve å finne gode eksempler på hybridarbeid i organisasjonen. Anerkjennelse og deling av beste praksis er en effektiv måte å motivere de ansatte på og oppmuntre til kontorbesøk. Når enkeltpersoner i organisasjonen oppdager innovative eller effektive måter å jobbe på, er det viktig å feire og dele disse suksessene.
Opprett en plattform eller et system der de ansatte og teamlederne som administrerer fjernarbeidet, kan dele beste praksis og suksesshistorier. Det kan være i form av en egen kanal på bedriftens interne kommunikasjonsplattform eller et regelmessig nyhetsbrev som fremhever bemerkelsesverdige prestasjoner. Ved å fremheve enkeltpersoners og teamets prestasjoner skaper du en anerkjennelseskultur og inspirerer andre til å strebe etter det beste.
I tillegg til å anerkjenne individuelle prestasjoner bør du oppmuntre de ansatte til å samarbeide og dele beste praksis med hverandre. Dette kan gjøres gjennom mentorprogrammer, tverrfaglige prosjekter eller kunnskapsdeling. Ved å fremme en kultur for kontinuerlig læring og forbedring skaper du et miljø som de ansatte gjerne vil være en del av.
Ettersom det ofte er teamlederne som leder implementeringen av hybridarbeid på operativt nivå, bør du legge vekt på å gi dem støtte og tid til å dele beste praksis (og fiaskoer) når det gjelder hybridarbeid. På denne måten kan reglene og retningslinjene for hybrid arbeid best mulig tilpasses behovene til hvert enkelt team og hver enkelt ansatt, samtidig som de samsvarer med bedriftskulturen.
Strategi 4: Oppmuntre til retningslinjer på teamnivå for hybride arbeidsmetoder
For å sikre en smidig overgang til et hybrid arbeidsmiljø er det viktig å etablere klare retningslinjer og forventninger på teamnivå. Dette innebærer blant annet å definere når og hvor ofte medarbeiderne skal være på kontoret, samt å skissere ansvarsområder og leveranser knyttet til fjernarbeid.
Involver teammedlemmene i prosessen med å definere disse retningslinjene for å sikre at de slutter opp om dem. Gjennomfør jevnlige oppfølgings- og tilbakemeldingsmøter for å vurdere hvor effektive de hybride arbeidsmetodene er, og foreta nødvendige justeringer.
Fleksibilitet er avgjørende når det gjelder hybride arbeidsmetoder. Erkjenn at ulike personer kan ha ulike preferanser og behov. Noen ansatte kan trives med å jobbe hjemmefra, mens andre foretrekker et mer strukturert kontormiljø. Ved å legge til rette for fleksibilitet og la medarbeiderne tilpasse arbeidstidsordningene etter egne behov, skaper du en motivert og engasjert arbeidsstyrke.
Husk at også fysiske møter kan gi positive resultater, ikke bare for produktiviteten, men også for arbeidstilfredsheten, kulturen og til og med gleden deltakerne opplever. En studie utført av det finske konsulentselskapet Workspace.fi viste at det var 28 ganger mer glede i fysiske møter uten eksterne deltakere sammenlignet med hybridmøter eller fjernmøter.
Strategi 5: Betydningen av ansattes motivasjon i et hybrid arbeidsmiljø
I et hybrid arbeidsmiljø er det avgjørende å motivere de ansatte for å skape en følelse av fellesskap og tilhørighet. Ved å implementere strategier som å fjerne barrierer for kontorbesøk, fremme samarbeid og teamarbeid, anerkjenne og dele beste praksis og etablere retningslinjer for hybridarbeid på teamnivå, kan du skape et kontormiljø som de ansatte gleder seg til å besøke.
Husk at kommunikasjon er avgjørende i et hybrid arbeidsmiljø. Ta jevnlig kontakt med teammedlemmene dine for å forstå behovene deres og ta opp eventuelle bekymringer eller utfordringer som måtte oppstå. Ved å skape en åpen og støttende kultur kan du bygge opp en motivert og produktiv arbeidsstyrke som trives i et hybrid arbeidsmiljø.
Ikke la utfordringene knyttet til avstand og fjernarbeid hindre teamets potensial. Utnytt mulighetene som et hybrid arbeidsmiljø gir, og skap en arbeidsplass der medarbeiderne føler seg verdsatt, motiverte og knyttet til hverandre. Sammen kan vi utnytte det fulle potensialet i det hybride arbeidsmiljøet.
Konklusjon: Å bygge opp en motivert og produktiv arbeidsstyrke i et hybrid arbeidsmiljø
Blir medarbeiderne dine mer distanserte i den nye hybride arbeidstida? Savner du energien og kameratskapet som pleide å prege kontoret? I så fall er du ikke alene. I et hybrid arbeidsmiljø kan det være en utfordring å finne måter å oppmuntre og motivere de ansatte til å komme på kontoret. Det finnes imidlertid strategier du kan ta i bruk for å øke besøket på kontoret og skape en følelse av samhørighet i teamet.
I denne artikkelen presenterer vi fem velprøvde strategier for å skape motivasjon hos de ansatte i et hybrid arbeidsmiljø. Disse strategiene kan hjelpe deg med å skape et miljø som de ansatte gleder seg til å besøke, fra å skape innbydende kontorlokaler til å organisere teambuilding-aktiviteter. Vi har sett nærmere på betydningen av regelmessig kommunikasjon, meningsfull anerkjennelse og fleksibilitet for å imøtekomme de ansattes ulike behov. Og viktigst av alt har vi sett på den enkelte medarbeider, hans eller hennes behov, bekymringer og motivasjonsfaktorer når det gjelder å besøke kontoret. Å vite hvem som er på kontoret er en viktig drivkraft for en meningsfull, produktiv og morsom dag på kontoret. Hvis man i tillegg fjerner hindringer som usikkerhet rundt parkeringsmuligheter og flaskehalser som ikke-fungerende møterom, er veien banet for en blomstrende og produktiv kontorkultur.
Hvis du er interessert i å lære mer om teknikkene, kan du bestille gratis arbeidsplassrådgivning via denne lenken.